西安會(huì)議策劃公司認(rèn)為會(huì)議場(chǎng)所的選擇有很多種，最常用的是公司的會(huì)議室；有時(shí)公司會(huì)在周末安排員工到一個(gè)山清水秀的度假勝地，一邊開會(huì)，一邊度假；至于大型的、重要的會(huì)議則可以專門租用飯店的會(huì)場(chǎng)。不管采用哪種方式，對(duì)會(huì)場(chǎng)的基本要求是一致的，即：會(huì)場(chǎng)應(yīng)該舒適寬敞，隔音效果好，采光通風(fēng)良好，沒(méi)有其他干擾，最好有窗簾，便于在放投影資料時(shí)看得清楚，安靜不嘈雜，空調(diào)良好，插座、電源、白板、麥克風(fēng)等設(shè)備齊全。。

會(huì)議策劃方案一般包括會(huì)議籌備方案與會(huì)議預(yù)算方案。而會(huì)議籌備方案一般是在策劃方案的基礎(chǔ)上側(cè)重于會(huì)議準(zhǔn)備工作的組織與實(shí)施。它通常不包括會(huì)議前期的宣傳、營(yíng)銷等方面的內(nèi)容，但是對(duì)會(huì)議的時(shí) 間、地點(diǎn)、議程和經(jīng)費(fèi)等方面的內(nèi)容設(shè)計(jì)具體。 

會(huì)議策劃是對(duì)會(huì)議做整體的計(jì)劃，涉及到參與舉辦會(huì)議的各個(gè)部門 和各種關(guān)系，由策劃人將各種關(guān)系和矛盾調(diào)整統(tǒng)一，最后形成一套合理可行的方案和流程。

從某種意義上說(shuō)，會(huì)議的發(fā)起就是會(huì)議的醞釀過(guò)程。有關(guān)發(fā)起國(guó)家常常通過(guò)適當(dāng)?shù)耐饨煌緩?，事先同其他?guó)家。特別是有關(guān)主要國(guó)家就擬議中的會(huì)議交換意見(jiàn)，聽取建議，以便對(duì)會(huì)議的召開達(dá)成一致或諒解。會(huì)議的議程、開會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、參加的公司等常常是各公司討論、磋商的主要問(wèn)題。

西安會(huì)議策劃公司做好會(huì)議期間的一些小細(xì)節(jié)。會(huì)議期間的茶點(diǎn)，水果，要保證及時(shí)到位，新鮮可口。會(huì)議期間，參會(huì)人員的房間安排送上免費(fèi)的水果花籃，重要人物還要安排鮮花擺放。會(huì)議致謝函，由公司董事會(huì)主要人物親筆簽名的大會(huì)致謝函，主要是問(wèn)候和感謝參會(huì)人員到會(huì)，致謝函避免攙雜廣告，色調(diào)要和公司企業(yè)形象一致，最好有公司統(tǒng)一的標(biāo)志