西安會議策劃公司認(rèn)為在各要素中，會議時刻、會議地址、與會人員、會議議題、會議程序是基本的要素，其間又以會議議題為中心。由于議題決議與會人員、會議日期、會議地址及程序。1、會議時刻。會議是共時性的團(tuán)體活動，在同一時刻內(nèi)，大家才有能夠集合開會。任何會議都有嚴(yán)厲而清晰的時刻需求。假如缺少一致的時刻需求，與會者就無法同時集合，會議就無法開成、開好。

2、會議地址。會議必須有集會的地址，也即是會址、會場。沒會議地址就無法招集會議。大家只要在同一時刻會合到同一地址，才能開會。今日，現(xiàn)代通訊技能高度發(fā)達(dá)，人以不受地域約束，使用電話、電視、：互聯(lián)網(wǎng)等在不一樣地址參加會議，這種借現(xiàn)代通訊手法舉行的遠(yuǎn)距離會議，每一個終端，都應(yīng)視為會議的會場。

3、與會人員。會議的到會者大體能夠分為：到會人、主持人、秘書人員、服務(wù)人員大型代表會議，通常都有正式到會代表、列席代表、會議主席團(tuán)、會議執(zhí)行主席、會議秘書處、會議秘書長、會議代表團(tuán)團(tuán)長、會議服務(wù)人員。

4、會議議題。舉行會議是為了議事，議題即是會議評論協(xié)商的事項：任何會議，都要先有議題，一個會議至少有—項議題，無議題或議題不清晰，等于盲目開會，白白浪費(fèi)時間：議題即是開會的理由和根據(jù)。

5、會議程序。會議程序即是會議的安排進(jìn)程，通常包括：會議的準(zhǔn)備作業(yè)、會議的開幕（始）作業(yè)、會議的正式進(jìn)行、會議的完畢作業(yè)。小型會議，通常程序簡略；大型會議，議題重要，與會者多，開會時刻長，程序就雜亂。會議程序以會議議程和日程的方式表現(xiàn)。西安會議策劃公司認(rèn)為在會議結(jié)束以后，要說一些總結(jié)經(jīng)驗的話，和大家分享一下，通過分析總結(jié)不斷的改進(jìn)和完善，會議策劃方案也就成功一半了。