西安會(huì)議策劃公司認(rèn)為如何提高會(huì)議效率？1、停止例會(huì)：任何日程表上最糟糕的部分就是例會(huì)，或者說(shuō) “簽到會(huì)”。在這樣的會(huì)議上，每個(gè)人輪流介紹一周的進(jìn)展。這完全是浪費(fèi)時(shí)間，而經(jīng)理們召開(kāi)這些會(huì)議主要是為了保證下屬都在有效地工作。實(shí)際上，每個(gè)人介紹的進(jìn)展只與會(huì)議室中的一兩個(gè)人有關(guān)，而其他人只是在等待輪到自己發(fā)言?？梢杂眉磿r(shí)消息應(yīng)用、小組站會(huì)和電子郵件同步來(lái)取代這些會(huì)議。

2、慎重安排一對(duì)一對(duì)話：許多經(jīng)理都忙于參加各種會(huì)議，因此常常會(huì)取消或重新安排與下屬的一對(duì)一對(duì)話。在經(jīng)理們的日程表上，一對(duì)一對(duì)話實(shí)際上重要，尤其是對(duì)下屬而言。作為經(jīng)理，你需要做出決策，解決下屬面臨的障礙，使他們感到愉快、有價(jià)值。準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議可以向下屬表明，他們很重要，受到尊重。

3、所有會(huì)議都必須有一名負(fù)責(zé)人：這樣的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)介紹會(huì)議的目的和日程，確定決策者，安排后續(xù)跟進(jìn)，以及發(fā)送會(huì)議記錄。不應(yīng)該有人問(wèn)：“這是誰(shuí)開(kāi)的會(huì)？” 在負(fù)責(zé)人沒(méi)有確定的情況下，不要召開(kāi)會(huì)議，否則你要決定自己擔(dān)任這樣的角色。

4、提前發(fā)布會(huì)議目的和流程：會(huì)議上需要做出什么決定？誰(shuí)需要參加會(huì)議？在人們走進(jìn)會(huì)議室之前，他們應(yīng)當(dāng)知道為何要參加會(huì)議，以及他們需要討論出什么樣的結(jié)果。鼓勵(lì)員工用腳投票：允許他們拒絕目的、負(fù)責(zé)人和流程不清晰的會(huì)議。

5、你的日程表安排并不意味著你很重要：許多高級(jí)經(jīng)理認(rèn)為，忙碌的日程表意味著他們很重要。然而，他們只是經(jīng)理，而不是專業(yè)開(kāi)會(huì)人士。只有在團(tuán)隊(duì)需要你的時(shí)候，你才是真正需要去忙碌的。而如果某件事并不一定需要你的介入，那么你可以拒絕會(huì)議。此外，如果沒(méi)有收到邀請(qǐng)，那么請(qǐng)勿不請(qǐng)自來(lái)。通常情況下，這是對(duì)你所組建團(tuán)隊(duì)的一種考驗(yàn)。如果你有話要說(shuō)，那么提前與會(huì)議負(fù)責(zé)人溝通。

6、日程表不應(yīng)當(dāng)導(dǎo)致決策被推遲：如果某項(xiàng)決策十萬(wàn)火急，那么需要立即召集所有決策者。創(chuàng)造一種急迫的文化，加速?zèng)Q策?？刂茣?huì)議規(guī)模：西安會(huì)議策劃公司認(rèn)為在理想情況下，參加會(huì)議的人不應(yīng)多于 5 人。研究表明，如果有 7 人同處一間會(huì)議室，那么效率將會(huì)下降。對(duì)于某些會(huì)議，不同團(tuán)隊(duì)只需派代表參加，而不必全員參加。如果你不清楚如何與較小的團(tuán)隊(duì)開(kāi)會(huì)，那么請(qǐng)重新思考你的目的，并進(jìn)行任務(wù)劃分。