西安會(huì)議策劃公司認(rèn)為會(huì)議籌備工作首先要確定會(huì)議名稱：會(huì)議名稱也就是會(huì)議的題目，如“全國(guó)衛(wèi)生工作會(huì)議” “全國(guó)新型農(nóng)村合作醫(yī)療試點(diǎn)工作會(huì)議”等。規(guī)范的會(huì)議名稱一般由三部分組成：一是會(huì)議范圍，二是會(huì)議內(nèi)容，三是會(huì)議性質(zhì)。其中會(huì)議性質(zhì)包括“現(xiàn)場(chǎng)會(huì)”“啟動(dòng)會(huì)”“工作會(huì)”“座談會(huì)”“研討會(huì)”等。

初定會(huì)議步驟：會(huì)議步驟包括會(huì)議的議程、程序、日程等。議程是會(huì)議議題的先后順序，是會(huì)議程序的基礎(chǔ)。程序是對(duì)會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)，如各種儀式、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議發(fā)言、參觀活動(dòng)等，按照先后順序做出安排。日程是對(duì)會(huì)議的活動(dòng)逐日作出的安排，是程序的具體化。會(huì)議的步驟是會(huì)議有條不紊進(jìn)行的保證，一旦經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，切不可隨意變動(dòng)。

會(huì)議通知一般包括會(huì)議的名稱、開會(huì)的目的和主要內(nèi)容、會(huì)期、會(huì)議地點(diǎn)和食宿地點(diǎn)、與會(huì)人員、報(bào)到的日期和地點(diǎn)、需要攜帶的材料和數(shù)量及材料的打印規(guī)格、個(gè)人支付的費(fèi)用、主辦單位、聯(lián)系人和聯(lián)系電話等要素。會(huì)議通知最好由與會(huì)議主題相關(guān)的人員起草，這樣更有利于通知的順利起草。報(bào)請(qǐng)上級(jí)單位批準(zhǔn)的會(huì)議，報(bào)送請(qǐng)示時(shí)，要附上會(huì)議通知的代擬稿。

會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算開支的項(xiàng)目一般包括與會(huì)人員的食宿費(fèi)、會(huì)場(chǎng)的租用費(fèi)、會(huì)標(biāo)的制作費(fèi)、會(huì)務(wù)組和工作人員的房費(fèi)、膠卷購(gòu)買和沖洗費(fèi)用等。如果需要邀請(qǐng)專家學(xué)者講課、作報(bào)告，還要將專家的講課費(fèi)、交通費(fèi)和食宿費(fèi)等預(yù)算在內(nèi)。

西安會(huì)議策劃公司認(rèn)為重要的會(huì)議必須報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批。會(huì)議的請(qǐng)示要講清開會(huì)的理由、會(huì)議的議程、會(huì)議的時(shí)間及會(huì)期、地點(diǎn)、參加會(huì)議的人數(shù)和人員級(jí)別、會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算和準(zhǔn)備情況等。