一般在找到適當(dāng)?shù)臅?huì)議承辦商后，并不意味著作為會(huì)議執(zhí)行方的您就沒有什么可做的了，要想會(huì)議能夠順利進(jìn)行,專家認(rèn)為西安會(huì)議策劃公司在會(huì)議策劃過程中需要注意以下一些細(xì)節(jié)：

在會(huì)議開始之前，全局性的總體策劃還得由您來做，做出會(huì)議進(jìn)程“時(shí)間進(jìn)度表”；如果會(huì)議形式比較鄭重，除電話聯(lián)系外，需要以書面文件或通知單、邀請(qǐng)函的形式與各單位聯(lián)系，并取得明確答復(fù)（如書面文件或通知單、邀請(qǐng)函需特殊制作，您還得與印刷廠商協(xié)商處理）。

會(huì)議開始時(shí)參與報(bào)到工作，作好協(xié)調(diào)工作，分發(fā)資料，同時(shí)可以認(rèn)識(shí)新朋友，加深與老朋友的關(guān)系。如果與會(huì)代表是要交會(huì)務(wù)費(fèi)的，您還得負(fù)責(zé)收取會(huì)務(wù)費(fèi)。取得會(huì)議承辦方開出的可提供的服務(wù)項(xiàng)目表，針對(duì)所需的服務(wù)與會(huì)議承辦方簽署相關(guān)協(xié)議、合同，以法律手段保護(hù)自己的合法權(quán)益。

您必須自己制定出會(huì)議日程表和會(huì)議演講稿及相關(guān)報(bào)告內(nèi)容，如果會(huì)議內(nèi)容并不涉及內(nèi)部機(jī)密，也可將情況告之會(huì)議承辦方，請(qǐng)他們協(xié)助制定。在有了會(huì)議承辦方幫助聯(lián)系酒店、機(jī)場(chǎng)、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車隊(duì)等單位的同時(shí)，根據(jù)“時(shí)間進(jìn)度表”進(jìn)行及時(shí)的詢問，落實(shí)計(jì)劃的進(jìn)度。

西安會(huì)議策劃公司在策劃會(huì)議時(shí)要注意正式會(huì)議開始之前，檢查會(huì)場(chǎng)的布置工作（燈光、音響、場(chǎng)形、綠化和特殊設(shè)備），確保萬無一失。報(bào)到結(jié)束后，及時(shí)通知會(huì)議承辦方最準(zhǔn)確的人數(shù)、房間數(shù)，多出或少出的房間及時(shí)與酒店協(xié)商解決，避免酒店和您不必要的麻煩。 一般情況下以電話通知各單位在何時(shí)、何地舉行會(huì)議，并確認(rèn)各單位與會(huì)代表人數(shù)。 制定與公司和此會(huì)議的總目標(biāo)相一致財(cái)務(wù)預(yù)算，定金一般是先預(yù)交總費(fèi)用的50%，其余費(fèi)用會(huì)議結(jié)束時(shí)一并解清。