一般在找到適當(dāng)?shù)臅?huì)議承辦商后，并不意味著作為會(huì)議執(zhí)行方就沒有什么可做的。但想要會(huì)議能順利進(jìn)行，西安會(huì)議策劃公司主辦方還需要深入把握很多細(xì)節(jié)工作： ：

1、在會(huì)議開始之前，全局性的總體策劃還得由主辦方來做，做出會(huì)議進(jìn)程“時(shí)間進(jìn)度表”。 

2、如果會(huì)議形式比較鄭重，除了電話聯(lián)系外，需要以書面文件或者通知單、邀請函的形式與各單位聯(lián)系，并取得明確答復(fù)（如書面文件或者通知單，邀請函需特殊制作，您還得與印刷廠商協(xié)商處理）。 

3、會(huì)議開始時(shí)參與報(bào)到工作，作好協(xié)調(diào)工作，分發(fā)資料，同時(shí)可以認(rèn)識新朋友，加深與老朋友的關(guān)系。如果與會(huì)代表是要交會(huì)務(wù)費(fèi)的，主辦方還得負(fù)責(zé)收取會(huì)務(wù)費(fèi)。 

4、取得會(huì)議承辦方開出的可提供的服務(wù)項(xiàng)目表，針對所需的服務(wù)與會(huì)議承辦方簽署相關(guān)協(xié)議、合同，以法律手段保護(hù)自己的合法權(quán)益。 

5、主辦方必須自己制定出會(huì)議日程表和會(huì)議演講稿及相關(guān)報(bào)告內(nèi)容，如果會(huì)議內(nèi)容并不涉及內(nèi)部機(jī)密，也可將情況告知會(huì)議承辦方，請他們協(xié)助制定。 

6、西安會(huì)議策劃公司在會(huì)議承辦方幫助聯(lián)系酒店、機(jī)場、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車隊(duì)等單位的同時(shí)，根據(jù)“時(shí)間進(jìn)度表”進(jìn)行及時(shí)的詢問，落實(shí)計(jì)劃的進(jìn)度。