會(huì)議策劃比起其它的策劃活動(dòng)更加復(fù)雜，在執(zhí)行的過程中容易出現(xiàn)問題，所以西安會(huì)議策劃公司認(rèn)為有一些必要的事項(xiàng)需要特別注意。。

1、會(huì)議策劃方案需及早的籌劃確定好。提前確定邀請(qǐng)人員名單，提早發(fā)出邀請(qǐng)，以確保嘉賓可以出席。

2、會(huì)議所要用到的物資應(yīng)該提前列出清單單交由專人保管和落實(shí)處理，避免物資遺漏或丟失。

3、有些大型的會(huì)議策劃參會(huì)人員規(guī)模是比較大的，需要設(shè)置專門的簽到區(qū)域，派專人對(duì)到會(huì)人員作身份驗(yàn)證和簽到工作。

4、由多個(gè)公司或者機(jī)構(gòu)發(fā)起的活動(dòng)，事先要明確各自職責(zé)分工，避免多頭指揮。

5、參會(huì)人員進(jìn)場(chǎng)需要一定的時(shí)間，因此至少提前2-3小時(shí)開始開展簽到工作。

6、對(duì)參會(huì)特別邀請(qǐng)的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓應(yīng)提供專用的休息區(qū)域，由專人陪同，等到會(huì)議正式開始的時(shí)候再引導(dǎo)入場(chǎng)。

7、會(huì)議中如果需要采用PPT幻燈片播放的，應(yīng)該在會(huì)議開始前就安排上傳到專用的PPT管理系統(tǒng)，通過試片室控制現(xiàn)場(chǎng)的播放與進(jìn)度，維持大會(huì)日程的順利進(jìn)行。

8、設(shè)置醒目的提醒標(biāo)牌，提示參會(huì)人員將手機(jī)調(diào)為靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)。

9、會(huì)議結(jié)束后,有序地組織進(jìn)場(chǎng)與離場(chǎng)，避免人員涌進(jìn)與涌出帶來的現(xiàn)場(chǎng)混亂和安全隱患。