西安會議策劃公司建議會議的核心除了進(jìn)行整體的布局和系統(tǒng)的考慮外，最重要的是細(xì)節(jié)的照顧，正所謂魔鬼出在細(xì)節(jié)中，一場活動辦下來，因為沒有考慮細(xì)節(jié)和發(fā)生的事情，結(jié)果事與愿違，客戶不滿意，公司印象變差，而公司卻花費了巨額的成本和時間，最后吃力不討好，落得過里外不是人。。

會議的每個環(huán)節(jié)都很重要，少一環(huán)都不行，但很多人忽視的是本次活動的目標(biāo)和出發(fā)點，為什么要辦活動啊，帶著怎樣的出發(fā)點來做這個事情，如果這個事情沒有想清楚的話，活動是不能就這樣開展下來的，既然有目標(biāo)，那就要把這個目標(biāo)寫得正能量些，積極些，通俗易懂一些，讓參會者看到這個活動就有參加的想法，并且還會連續(xù)發(fā)幾個問。

會議組織者在洽談中往往首先詢問價格和優(yōu)惠政策這類問題，會議服務(wù)銷售人員應(yīng)極力避免價格成為客人選擇的第一條件。銷售人員在洽談中要有意識地摸清客人的心理價位。

若差距不大，銷售人應(yīng)撇開價格，與會議組織者講座會議的策劃，介紹酒店會議服務(wù)的特點，讓對方感到酒店是把服務(wù)放在第一位，盈利放在第二位的，只有客人相信酒店能提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，才有合理的價格可談。

關(guān)于會議服務(wù)的所有安排和要求，西安會議策劃公司均要以“預(yù)訂書”或“協(xié)議書”為準(zhǔn)。在“預(yù)訂書”中要明確會議的各項要求，任何修改和調(diào)整都必須通過雙方的確認(rèn)書予以確認(rèn)洽談等，酒店方必須把向客人作出的承諾一一詳細(xì)記錄，以此制訂詳細(xì)的“計劃書”即“接待計劃”，每項承諾誰負(fù)責(zé)、何時完成，均要落實。