在會議開始之前，全局性的總體策劃還得由西安會議策劃公司來做，做出會議進(jìn)程“時間進(jìn)度表”，如果會議形式比較鄭重，除電話聯(lián)系外，需要以書面文件或通知單、邀請函的形式與各單位聯(lián)系，并取得明確答復(fù)（如書面文件或通知單、邀請函需特殊制作，您還得與印刷廠商協(xié)商處理）。。

為保證會議的成功，會前必須做好充分的準(zhǔn)備：會議順利與否，關(guān)鍵在于會前的精心策劃。會議的準(zhǔn)備工作一般包括會議的發(fā)起、會議召開的時間和地點的選擇、會議的邀請，以及會議議程的擬定、會議文件的準(zhǔn)備和有關(guān)的技術(shù)性問題（如與會各國代表團的座次安排。會議名稱的使用等等）；周密的準(zhǔn)備工作可為會議的成功奠定良好的基礎(chǔ)。

 一場會議活動的策劃，并不像公司內(nèi)部來開的普通會議一樣，像一些大型的會議活動，那可能需要企業(yè)來找專業(yè)的泰國會議策劃公司來負(fù)責(zé)。能幫企業(yè)很好來把策劃給做好，也能在具體策劃時，注意到一些問題的。

依據(jù)會議人數(shù)與目的，來找合適場地來布置，可以挑選室內(nèi)、室外、課桌式、宴會式等各種臺型布置，也可以讓會議策劃公司來依據(jù)其要求的效果，進(jìn)而來設(shè)計很特別的臺形，為會議場地增加橫幅、廣告畫、產(chǎn)品展示柜、鮮花與桌布等，放一些礦泉水等東西，以此來改變會議現(xiàn)場的整體效果。

西安會議策劃公司認(rèn)為一般來講，一場會議肯定需要設(shè)備的，可主要都有什么設(shè)備，主席臺、演講臺、無線麥克、白板、紙筆、屏幕、幻燈機等，高等級的會議的話，能依據(jù)要求來提供專業(yè)的舞臺、音響擴音系統(tǒng)等。會后的總結(jié)也是非常重要的，讓會議有一個很好的效果，那肯定是需要花時間按來整理會議資料或會議記錄的，統(tǒng)計客戶的名單、地址、整理歸檔客戶的反饋意見等。